Política de Tratamiento de Datos Personales

I. INTRODUCCIÓN

Gear Electric como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención y en cumplimiento de su deber legal, reglamentario y orientada a garantizar la protección constitucional a la intimidad personal de toda la ciudadanía, a través de este documento establece los términos, condiciones, finalidades, instrumentos y controles en el tratamiento adecuado de la información que administra y conforme con la actividad que desarrolla.

Los Datos Personales y la Información de las PERSONAS TITULARES son tratadas por Gear Electric, conforme con la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad, la cual regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos recolectados de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

II. OBJETO

El objeto de esta política es dar información a las personas usuarias de Gear Electric y establecer directrices que garanticen la privacidad y protección de los datos personales, conforme con lo establecido en la ley.

III. DESTINATARIOS

Está política va dirigida a las personas usuarias o ciudadanía en general, con el fin de que puedan tener a disposición la información necesaria y suficiente para ejercer sus derechos como titulares de datos personales.
Gear Electric aplicará esta política a todos los datos e información, tanto física como digital, que contengan datos personales y que sean encargadas de operar o requieran del tratamiento.

IV. ALCANCE

Garantizar los derechos y protección de datos personales de los titulares de la Información personal tratada por Gear Electric; dando trámite oportuno y legal a las PQRSD de dichos titulares o personas que cuente con la debida autorización, conforme con lo establecido en la ley vigente.
De acuerdo con lo estipulado en la ley vigente, Gear Electric aplicará los siguientes lineamientos:

1. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

1.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de la persona titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

1.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

1.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras personas, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

1.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras personas, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

1.6. Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

1.8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el/la responsable, dirigida a la persona titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.9. Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, Jos datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de persona comerciante o del personal público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

1.10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afer::tan la intimidad de la persona titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

1.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando la persona responsable del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por encargado/a por cuenta del responsable.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y LA INFORMACIÓN

Gear Electric es la responsable del tratamiento de los datos personales y la información que suministren las personas usuarias. Dicho tratamiento e información podrá consultarla a través de la Página Web www.gearelectric.com :

Gear Electric SAS
NIT.: 900410963-1
Carrera 19 B No. 84 -17 Oficina 802 Bogotá, D.C., Colombia, atención de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
Teléfono: 6017954540, atención de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
Correo: [email protected] Atención permanente

3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Gear Electric aplicará los principios contenidos en el Artículo 4º de la Ley 1581 de 2012:

3.1. Principio de legalidad: Gear Electric en el Tratamiento de los Datos Personales se sujeta a lo establecido en la ley legal vigente.

3.2. Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales y la información que realiza Gear Electric obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual es informada al Titular.

3.3. Principio de libertad: Gear Electric efectúa el Tratamiento con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

3.4. Principio de veracidad o calidad: Gear Electric hace el Tratamiento de forma veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

3.5. Principio de transparencia: Gear Electric en el Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, garantiza la información al Titular acerca de la existencia de datos que le corresponden.

3.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley.

3.7. Principio de Seguridad: Gear Electric maneja el Tratamiento de los Datos Personales garantizando la seguridad de la información con las medidas técnicas y de conformidad con la Política de Seguridad de la Información para evitar consulta, adulteración, uso, pérdida o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas de Gear Electric que intervienen en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas, siempre y en todo momento, a garantizar la reserva de la información.

4. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Gear Electric aplicará los principios contenidos en el Artículo 4º de la Ley 1581 de 2012:

4.1. Garantizar en todo momento al Titular el pleno y efectivo ejercicio de los derechos consagrados en la Ley de Protección de Datos Personales y de Hábeas Data.

4.2. Brindar integridad, disponibilidad y condiciones de seguridad de la información para impedir su consulta, adulteración, pérdida, uso o acceso fraudulento o no autorizado

4.3. Actualizar, rectificar, tramitar o suprimir los datos, consultas y la información en los términos que estipula la ley.

4.4. Realizar los registros en la base de datos de conformidad con lo estipulado en la ley.

4.5. Permitir el acceso a la información exclusivamente a las personas que obstentan dicho derecho

4.6. Denunciar ante las entidades competentes cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4.7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales suministrados por las personas titulares son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por Gear Electric con la finalidad de:

5.1. Obtener información para la ejecución de contratos, prestar servicios y desarrollar cualquier actividad comercial conforme con el objeto social de Gear Electric SAS, la Constitución Política y la ley.

5.2. Controlar el ingreso a las instalaciones de Gear Electric SAS

5.3. Controlar y gestionar condiciones laborales, de proveedores y contratistas

5.4. Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por Gear Electric SAS.

5.5. Hacer seguimiento a las actividades propuestas por Gear Electric SAS.

5.6. Contactar personas proveedoras, contratistas, colaboradoras y usuarias.

5.7. Determinar asuntos laborales, pagos de nómina, seguridad social, aspectos contables, tributarios.

5.8. Realizar gestiones conforme con los servicios que le sean contratados de seguimiento a trámites y servicios, envío de mensajes, notificación y seguridad.

5.9. delantar el cobro por servicios en línea que presta Gear Electric SAS y para el control de asignación y términos legales conforme con el desarrollo de las actividades que realiza Gear Electric SAS con sus clientes y usuarios.

5.10. Enviar comunicaciones, realizar actividades, capacitaciones y/o cursos presenciales o virtuales.

5.11. Enviar comunicaciones y notificaciones de pagos emitidos por los clientes o usuarios de los clientes y en cumplimiento del objeto misional de Gear Electric SAS.

5.12. Actualizar, validar, depurar, homogenizar, transmitir o transferir bases de datos, conforme con lo establecido en las normas legales vigentes.

5.13. Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.

5.14. Elaborar encuestas y demás actividades relacionadas con los trámites y servicios que presta Gear Electric

5.15. Presentar informes y gestionar información en cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales y/o comerciales.

5.16. Grabar imágenes, vídeos o cualquier otra forma de registro.

5.17. Publicar directorio administrativo de empleados, proveedores y/o contratistas.

5.18. Todo lo relacionado con las actividades de firmas digitales/electrónicas y pagos en línea que desarrolla Gear Electric SAS para clientes, usuarios y/o terceros.

5.19. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de Gear Electric SAS.

5.20. Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.

5.21. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco del objeto social que le son atribuibles a Gear Electric SAS.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Gear Electric tratará los datos sensibles de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o aquellas normas que las reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o sustituyan.

Sin embargo, conforme con lo que establece la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC:

¨Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. (SIC, 2020, P.8).¨

Cuando Gear Electric esté obligada a requerir la autorización de datos personales sensibles, conforme con lo estipulado en la Ley 1581 del 2012, las que la reglamenten, modifiquen, complementen o sustituyan, esta informará al titular que no está obligado a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS

Gear Electric obtiene la autorización previa e informada del Titular para el Tratamiento de los Datos Personales, conforme con lo establecido en el art. 9° de la Ley 1581 de 2012, de forma tal que pueda ser consultada posteriormente.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública: siempre y cuando se realice respetando sus derechos prevalentes.

Los tutores y representantes legales se capacitarán sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes y harán uso responsable y seguro de la autorización del tratamiento de los datos personales de estos, su derecho a la privacidad y protección de su información.
De todas formas, la Ley 1581 de 2012 establece en el:

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

Conforme con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen, la persona Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: conocer, actualizar y rectificar los datos personales que de estas personas recolecte y administre Gear Electric, en calidad de responsable:

8.1. La persona titular podrá ejercer ese derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

8.2. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Gear Electric, a través de los canales de atención que se suministran en esta política.

8.3. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento realizado por Gear Electric ha incurrido en conductas contrarias a la ley y/o la Constitución Política de Colombia.

8.4. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES

A través de los canales de atención de Gear Electric, la persona usuaria podrá presentar peticiones, consultas, quejas y reclamos sobre el tratamiento de sus datos personales, con el fin de que esta pueda ejercer sus derechos, radicándolo a través de [email protected] de Gear Electric o llamando al teléfono 6017954540.

10. PROCEDIMIENTO PARA QUE LA PERSONA TITULAR DE LOS DATOS PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

Procedimiento para acceso y consulta. La persona titular de los datos o quienes la sustituyan legalmente, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de Gear Electric y ejercer sus derechos teniendo en cuenta los siguientes pasos:

10.1. Solicitar petición por escrito, radicándolo a través de [email protected] de Gear Electric o llamando al teléfono 6017954540.

10.2. Gear Electric establecerá la identificación de la persona titular o se deberá acreditar la representación legal de esta. La consulta será atendida en un término no mayor a diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

10.3. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a la persona interesada, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ACTUALIZACIÓN O CORRECCIÓN PARA PRESENTAR RECLAMOS

La persona titular, o quién la sustituyan legalmente y consideren que la información contenida en las bases de datos de Gear Electric debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de la ley, podrán presentar un reclamo ante Gear Electric, el cual será tramitado de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012: La solicitud o reclamo se formulará radicándolo a través de [email protected] de Gear Electric o llamando al teléfono 6017954540 de Gear Electric. La solicitud o reclamo deberá contener:

11.1. Identificación de la persona titular o de quién acredite la representación legal del mismo.

11.2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

11.3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales la persona titular busca ejercer alguno de los derechos.

11.4. Descripción de hechos que dan lugar al reclamo.

11.5. Documentos que se quiera hacer valer.

11.6. Firma, número de identificación y huella.

11.7. Radicación.

11.8. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, Gear Electric requerirá a la persona interesada dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud o reclamo para que subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que la persona solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud o reclamo.

11.9. Si el área de Gear Electric donde se radique el reclamo no es la competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación a la persona interesada.

11.10. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará a la persona interesada los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Gear Electric está comprometida con el correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, para lo cual ha implementado protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, los cuales incluyen medidas físicas de control de riesgos y seguridad que evitan el acceso no autorizado a terceras personas que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

El grupo de trabajo de Gear Electric se encuentra comprometido con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos y atienden los lineamientos sobre tratamiento de datos personales y privacidad de la información de acuerdo con lo establecido en la ley.

Gear Electric no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso malintencionado, indebido o fraudulento por parte de terceras personas a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables y de cumplimento obligatorio para el sitio oficial de internet de Gear Electric, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Gear Electric se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de la Información. Los cambios serán publicados y anunciados. El hecho de que la persona titular de los datos personales, después de la publicación o notificación de los nuevos lineamientos de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de la Información, continúe usando los servicios o no, se constituye en la aceptación de dicha Política.

14. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Con la aceptación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de la Información, la persona titular declara conocer que Gear Electric puede suministrar esta información a las entidades judiciales, fiscales o administrativas, conforme lo imponen las normas legales vigentes en Colombia.

15. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de la Información rige a partir de los términos establecidos por las normas legales vigentes, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas que las reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales fue actualizada el 22 de julio de 2024.